Vivimos con la sensación de que siempre deberíamos hacer algo más: responder antes, atender varias tareas a la vez y aprovechar cada minuto. La tecnología ha multiplicado las distracciones y la sensación de estar permanentemente disponibles. En este contexto, aprender a gestionar nuestra atención se ha convertido en una habilidad esencial para trabajar mejor y recuperar tiempo de calidad para aquello que realmente importa.
Productividad de alto valor: dedicar tiempo a lo que importa
Responder cincuenta correos electrónicos, asistir a seis reuniones o tachar un listado interminable de asuntos puede producir una sensación de avance, pero no necesariamente genera valor. La productividad de alto valor consiste en dedicar tiempo y atención a las tareas que producen un impacto real. Dentro del entorno profesional, pueden ser aquellas que permiten resolver un problema complejo, tomar una decisión importante, desarrollar una idea o avanzar en un proyecto estratégico. En el ámbito personal, implican dedicar tiempo a aquello que contribuye a nuestro bienestar y a nuestros objetivos vitales.
Para identificarlas conviene distinguir entre lo urgente y lo importante. Lo urgente reclama atención inmediata; lo importante contribuye a nuestros objetivos. Cuando lo primero ocupa todo el espacio, lo segundo se queda en un segundo plano.
Una de las claves para trabajar mejor consiste en reservar momentos del día para las tareas que requieren mayor concentración y protegerlos de las interrupciones. No se trata de hacer más en menos tiempo, sino de dedicar nuestras mejores horas a aquello que realmente puede cambiar el resultado.
“Dejarse llevar por todo lo que surge, sin tener clara esa priorización, afectará negativamente al rendimiento de lo que hacemos y también a nuestra salud somática y mental”
El coste cognitivo de las interrupciones
Cambiar constantemente de tarea tiene un coste cognitivo que la ciencia lleva años investigando. Investigadores de la Universidad de Tsinghua (China) examinaron en 2023 los efectos de las interrupciones cuando nos enfrentamos a decisiones complejas. En la toma de decisiones vivimos varias etapas: identificación del problema, desarrollo de alternativas, evaluación y selección de la solución. “Las interrupciones durante la fase de evaluación y selección perjudican el rendimiento en general”, aseguran los autores del estudio.
Además, abandonar una actividad no significa necesariamente dejar de pensar en ella. Es lo que se conoce como “residuo atencional”, según la investigadora Sophie Leroy, de la Universidad de Minnesota (EE. UU). En su estudio ¿Por qué me resulta tan difícil hacer mi trabajo? El desafío de la atención residual al cambiar entre tareas laborales, sostiene que parte de nuestra atención permanece vinculada a la tarea anterior, especialmente cuando ha quedado inconclusa, lo que puede perjudicar el rendimiento en la siguiente actividad.
Trabajo profundo para recuperar la capacidad de concentración
Esta fragmentación de la atención es una de las principales amenazas para la productividad de impacto. Cada vez que interrumpimos una tarea para atender otra, nuestro cerebro debe cambiar de contexto. Ese esfuerzo, repetido a lo largo del día, puede dificultar la concentración y reducir la eficiencia. “Nuestra consciencia es un procesador lineal. Conscientemente solo podemos pensar en atender una cosa a la vez, o una y después otra, y después otra… Es como la barra de acceso al andén del metro, trabaja linealmente porque solo puede pasar una persona a la vez, una tras otra. Pero de manera inconsciente, las neuronas de diferentes partes del cerebro pueden estar tratando con varias informaciones diferentes al mismo tiempo”, asegura el catedrático de Psicobiología.
El concepto de trabajo profundo (deep work) describe precisamente los periodos de concentración sin interrupciones dedicados a tareas cognitivamente exigentes. Es el momento en el que podemos analizar, crear, escribir, programar, investigar o resolver problemas complejos sin que nuestra atención se divida constantemente. “Esa atención sostenida –sostiene el investigador de la Universitat Autònoma de Barcelona– la genera el tipo de trabajo en curso, sin necesidad de estar preocupada por ella. El interés y la motivación sobre lo que hacemos es lo que, automáticamente, más condiciona la atención y la ausencia de distracción en el trabajo”.
Cuando la falta de tiempo empieza a afectar a nuestra salud
Las consecuencias de una jornada mal organizada pueden ir más allá del rendimiento profesional. El estrés sostenido y la sobrecarga de trabajo también pueden afectar a nuestra salud física y mental.
El experto de la Universitat Autònoma de Barcelona no tiene dudas: “el estrés que genera el exceso de trabajo y, sobre todo, la mala planificación del mismo, aumenta la tensión arterial, la posibilidad de contraer enfermedades y reduce la capacidad de formar memorias robustas y duraderas”. Morgado Bernal insiste en la importancia de la planificación y el orden en el trabajo, “procurando ser conscientes del tiempo que necesita cada tarea y no engañarnos proponiéndonos hacer más de lo que podemos”.
Cómo recuperar el control de nuestra atención
El catedrático del Institut de Neurociències insiste en que “es importante dedicar tiempo a planificar el orden y las prioridades del trabajo antes de iniciar la tarea. Y ser después muy respetuosos con esa planificación sin dejarnos llevar por llamadas o requerimientos inmediatos no planificados”.
Una estrategia recomendable consiste en reservar bloques de tiempo para tomar decisiones o realizar cualquier tipo de actividad sin interrupciones y concentrados. Durante ese periodo, el objetivo es reducir al mínimo las entradas externas, silenciar notificaciones, cerrar aplicaciones innecesarias y evitar consultar el correo de manera automática. Del mismo modo, establecer franjas sin reuniones puede proteger el tiempo necesario para pensar. Un tiempo de calidad.
Trabajar mejor para desconectar mejor
Proteger la atención no solo contribuye a trabajar mejor, sino que también puede ayudarnos a decidir con mayor detenimiento fuera de la oficina. Elegir entre distintas opciones de compra, valorar decisiones económicas o afrontar asuntos personales importantes exige disponer de recursos cognitivos para comparar alternativas y considerar sus consecuencias.
Y es que la forma en que gestionamos nuestra jornada influye en lo que ocurre cuando esta termina. Una agenda dominada por las interrupciones y los asuntos pendientes puede prolongar mentalmente el trabajo mucho después de haber cerrado el ordenador. Por eso, definir cuándo termina la jornada, reducir las comunicaciones fuera de horario y evitar convertir cada hueco del día en una oportunidad para trabajar permite recuperar espacio para otras dimensiones de la vida: familia, amigos, descanso, ocio o, simplemente, no hacer nada.
En una sociedad que nos invita a estar permanentemente disponibles, aprender a proteger nuestra atención se ha convertido en una forma de cuidar nuestro bienestar. Organizar mejor nuestras prioridades, concentrarnos en lo importante y establecer límites nos permite recuperar tiempo para aquello que da sentido a nuestra vida. Porque el verdadero valor del tiempo también está en cómo elegimos disfrutarlo.